Hoe stel je een betalingsherinnering voor openstaande facturen op? Download hier een voorbeeld brief van een eerste betalingsherinnering die je via de post of via mail kan verzenden.
Het is nooit fijn wanneer je niet het geld krijgt waar je recht op hebt, zeker niet als dit je inkomsten kan kosten. Veel ondernemers, met name kleine bedrijven en kleine zelfstandigen zijn vaak afhankelijk van elke betaling voor hun product of dienst en kunnen in de problemen raken als hier niet aan wordt voldaan, met openstaande facturen tot gevolg. Maar ook verhuurders krijgen problemen met wanbetalers en openstaande huur.
Als jouw klant achterloopt op de betalingen, wil je deze graag verzoeken zo snel mogelijk alsnog te betalen. Dit kan onder andere door het versturen van een betalingsherinnering via de post. Deze brief stel je op volgens bepaalde regels, waardoor je altijd een goede herinnering naar je klant kunt sturen.
Onderzoek de uitblijvende betaling
Vooraleer je een brief verstuurt, ga goed na waarom de klant niet op tijd heeft betaald. Het kan zijn dat de factuur geprotesteerd werd of dat de betaling nog niet op de rekening staat. Of de klant had een klacht over de geleverde diensten / producten.
Voorbeeld brief betalingsherinnering
Wanneer verstuur je een betalingsherinnering per brief?
Voor ieder product of bij iedere dienst die je levert, spreek je met je klant af wanneer er voldaan moet worden aan de betaling, ook wel de uiterste betalingstermijn genoemd. Dit doe je voordat je levert of aan de slag gaat, zodat de afspraken ook echt afgesloten kunnen worden en je het niet later oneens met elkaar hoeft te worden.
Tip: Een betalingsherinnering heeft geen formele juridische status. Het is dus niet strikt noodzakelijk om een betalingsherinnering te sturen.
Deze betalingstermijn heeft een vervaldatum, bijvoorbeeld een maand nadat het product is geleverd, en staat vastgelegd in de overeenkomst of betalingsvoorwaarden / algemene voorwaarden. Wanneer na deze datum nog niet is voldaan aan de betaling, wordt je klant een schuldenaar.
Het herinneren van je klant aan zijn of haar betalingsplicht doe je vlak na het verstrijken van de uiterste betaaldatum. Als bijvoorbeeld volgende week maandag de laatste betaalmogelijkheid is, stuur je vandaag al je herinnering. In deze herinnering geef je nog één keer aan waarvoor de schuld openstaat en de grootte van het openstaand bedrag dat betaald moet worden. Ook is het handig je bankgegevens er nog een keer op te zetten, zodat je debiteur ook direct kan zien waar het geld naartoe gezonden moet worden. In de meeste gevallen betalen je debiteuren in deze fase hun schuld direct af of treffen een betalingsregeling met je.
De betalingsherinnering is slechts een hulpmiddel voor je klant en is onderdeel van het minnelijk debiteurenbeheer. Omdat er nog tijd over is om binnen de afgesproken termijn te betalen, geef je de kans om dit te doen. Voor het versturen van deze eerste herinnering reken je best geen extra kosten.
Aanmaningsbrief versturen na de afgesproken datum
Is de uiterste betaaldatum die op eerste betalingsherinnering verstreken? Dan moet je snel handelen om aan je geld te kunnen komen. Doe dit niet direct na de datum, maar wacht ook niet te lang. Wacht ongeveer 14 dagen vooraleer een tweede betalingsherinnering te sturen. Tussendoor kan je wel al telefonisch contact opnemen.
Blijft na 14 na het verzenden van de tweede betalingsherinnering de betaling uit, dan kan je er nu voor kiezen de debiteur een rente te laten betalen en dus het verschuldigde bedrag te verhogen door middel van het verzenden van een aanmaning of ingebrekestelling. Leg dit wel uit in de aanmaningsbrief, zodat de debiteur weet waarom het bedrag hoger is geworden.
Je kunt de aanmaningsbrief zelf sturen, maar je kunt er ook voor kiezen om een incassobureau deze te laten sturen. Vaak geeft de inzet van een incassobureau extra druk om aan de betalingsschuld te voldoen. In de meeste gevallen rekent het incassobureau voor deze eerste aanmaningsbrief na de uiterste datum incassokosten. Deze worden dan verhaald op de debiteur, waardoor de schuld alleen maar hoger kan worden.
Contact opnemen
Wanneer er geen gehoor is gegeven aan de aanmaningsbrief, kan jij of het incassobureau na 7 dagen telefonisch contact opnemen met de schuldenaar. Tijdens dit gesprek wordt er gekeken naar waarom er nog geen reactie is gegeven op de verzoeken en kan er direct een nieuwe afspraak worden gemaakt.
Wordt ook aan deze afspraak niet voldaan, dan kan er een laatste brief gestuurd worden, waarin de klant nog één kans krijgt om de betaling te voldoen voordat de schuld naar de rechter wordt gestuurd en de debiteur zichzelf in de rechtbank mag komen verdedigen. De meeste debiteuren hebben hier geen tijd en zin in, en denken daarbij aan hoeveel geld dat ze nog meer gaat kosten, waardoor zij alsnog overstag gaan en aan de betalingsplicht voldoen.
Snel onbetaalde facturen / huur innen zonder kosten?
Verspil geen uren meer met telefoneren en het verzenden van aanmaningen om onbetaalde facturen te innen. Concentreer je op je dagelijkse werkzaamheden en geef de volledige procedure uit handen aan een incassobureau. Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.