Blijven jouw openstaande betalingen uit na de afgesproken termijn, dan kan een betrouwbaar incassobureau inschakelen. Maar hoe een incassobureau kiezen? Welk incassobureau kies je het beste?
Erkend incassobureau vinden
Ga bij voorkeur in zee met een bureau dewelke erkend is door FOD financiën. Je kan de lijst hier vinden. Erkende incassokantoren voldoen aan een aantal voorwaarden op het vlak van het bewijs van goed gedrag en zeden, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, en een derdenrekening…
De lijst bevat de naam van het Belgisch incassobureau, het inschrijvingsnummer, de inschrijvingsdatum en het ondernemingsnummer.
Controleer het incassobureau in de kruispuntbank
Je kan aan de hand van het opgegeven ondernemingsnummer nagaan of het incassobureau inschreven is in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Je kan hier het nummer opzoeken of je kan de naam van het kantoor opzoeken. Ga ook na wat de opgegeven BTW activiteiten zijn.
Vraag om referenties
Eens je een erkend incassobureau gevonden hebt, kan je een aantal referenties opvragen om na te gaan of hun klanten tevreden zijn van de geleverde incassodiensten.
Derdenrekening
Vraag uw incassobureau of ze beschikken over een derdenrekening. Incassobureaus die schulden invorderen bij consumenten moeten kunnen aantonen dat ze hierover beschikken. Op een dergelijke rekening worden de bedragen bewaard van de debiteurs bewaard die uiteindelijk aan de schuldeisers wordt uitbetaald. Dit om de consument te beschermen. Elke erkend insassobureau dient over een dergelijke rekening te beschikken.
Wettelijke incassokosten
Vraag na waar tijdens het incassotraject welke kosten aangerekend worden en of de wettelijke incassokosten steeds gewaarborgd blijven.
Onderzoek de werkwijze
Vooraleer je in zee gaat met een incassopartij, onderzoek je of vraag het incassotraject op. Afhankelijk of je te maken hebt met een B2C schuldinvordering of een B2B schuldinvordering zal het invorderingstraject van elke incassobureau licht verschillend zijn. Het succespercentage zal grotendeels afhankelijk om welke manier het incassobureau de debiteur zal benaderen. Kies vooral voor een menselijke aanpak zodoende de relatie met jouw klant niet volledig verzuurd. Vraag desnoods de gedragsregels op.
ABR-BVI
Kies bij voorkeur een incassobureau dat aangesloten is bij De Belgische Vereniging van Incasso-ondernemingen (ABR-BVI). Het is de enige nationale beroepsvereniging in hun domein. De vereniging groepeert de belangrijkste incassobureaus die actief zijn in België. Al de leden zijn professionals binnen de sector, die zijn geselecteerd op basis van het vertrouwen dat ze elke dag inboezemen door de kwaliteit van hun werk. Ze beantwoorden aan strenge eisen in termen van structuur, liquiditeit en solvabiliteit, en leven een strenge gedragscode.
Grootte van het dossier
Afhankelijk van het totaal van de openstaande schuld(en) en het aantal dossiers kies je het beste incassobureau dat bij jouw onderneming past. Ben je een relatief klein bedrijf met beperkte openstaande schulden, opteer dan voor een klein incassobureau. Dien je nog veel openstaande facturen te innen of heb je veel klanten die bijvoorbeeld maandelijks niet op tijd betalen, opteer dan voor een grotere incassobureau. Zij beschikken immers over een groot netwerk van incassospecialisten, advocaten en deurwaarders. Anderzijds beschikken zij ook over de benodigde software om bijvoorbeeld bulk of een hoog volume vorderingen te starten.
Tegenwoordig is het ook mogelijk om via 1 knop in jouw ERP software of boekhoudsoftware een onbetaalde factuur door te sturen naar een incassobureau. Vraag aan het incassobureau wat te mogelijkheden zijn voor automatische incasso via boekhoudsoftware of ERP software.
Kosten incassobureau
Vraag na of jouw nieuw bureau werkt volgens het “No cure, no pay” principe. Hierbij betaal je enkel incassobureau kosten als er resultaten geboekt worden. Vraag na wat de werkelijke kosten zijn, ook bij aanpassing van het traject.
Actief in uw werkdomein en sector
Kies vooral een incassobureau dat in jouw werkdomein gespecialiseerd is en ervaring heeft met dossiers zoals het jouwe. Zij zullen reeds beproefde trajecten gebruiken en kunnen een zeer hoog slaagpercentage voorleggen. Bovendien werken deze incassobureau’s met mensen gespecialiseerd in het vorderen van openstaande schulden uit jouw sector. Zij weten ook als geen ander hoe ze jouw klanten professioneel moeten benaderen.
Snel onbetaalde facturen / huur innen zonder kosten?
Verspil geen uren meer met telefoneren en het verzenden van aanmaningen om onbetaalde facturen te innen. Concentreer je op je dagelijkse werkzaamheden en geef de volledige procedure uit handen aan een incassobureau. Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.