Wanneer je onbetaalde facturen hebt, moet je daar natuurlijk achteraan gaan. Maar hoe doe je dit op de juiste manier? Hieronder vindt je de werkwijze van hoe je alsnog aan de betalingen komt waar je nog op zit te wachten.
Het gebeurt ieder bedrijf wel één of meer keer en voor iedere onderneming is dit vervelend. Er zijn nog steeds openstaande facturen, waardoor je dus nog niet het geld hebt gekregen waar je recht op hebt.
Vooral grote facturen voor kleinere bedrijven kan dit erg nadelig zijn, omdat deze betaling nu net het verschil kan betekenen tussen liquide sterk staan en op het randje van een faillissement schommelen.
Bespreek / bepaal een maximale betaaltermijn
Voordat er daadwerkelijk iets uitgevoerd wordt, moet je goede afspraken maken met je cliënt van wat er wanneer gedaan wordt en voor welke prijs. Bij deze afspraken kijk je ook naar wanneer de betaling gedaan moet worden. Word alles van tevoren betaald of pas wanneer alles af is? Op deze afspraken kun je je verdere stappen op baseren.
Voorkomen is beter dan genezen, en daarom is de beste manier om van je onbetaalde facturen af te komen ervoor zorgen dat deze niet ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door een voorschot te eisen of een onderpand te gebruiken waar verhaal op gehaald kan worden wanneer de betaling uitblijft.
Vermeld steeds de betaaltermijn in een contract, bestelbon of in de algemene voorwaarden van jouw facturen… Zorg er voor dat de afgesproken betalingstermijn in de verschillende documenten overeenkomt. Wordt de maximale betalingstermijn niet vermeld, dan dient de betaling binnen de “redelijke termijn” voldaan te worden. Onder de “redelijke termijn” wordt ongeveer 1 à 2 weken verstaan. De meeste facturen dienen binnen de 30 dagen voldaan te worden.
Traject debiteurenbeheer
Onderstaand een voorbeeld of debiteuren traject hoe je wanbetalingen kan aanpakken. Onderstaande voorbeeld is niet bindend en kan afwijken per situatie.
Een betalingsherinnering verzenden
Is de tijd verstreken waarin je klant aan de betaling kon voldoen en is er nog niets of een deel nog niet betaald na 30 dagen? Dan kun je een eerste betalingsherinnering sturen naar deze klant. Dit kan in de vorm van een betalingsherinnering per post of een betalingsherinnering per mail. Hierin geef je aan welk bedrag er nog open staat en geef je de wanbetaler de kans hier nog aan te voldoen zonder consequenties. Meestal vraag je dan om deze betaling binnen twee weken te voldoen. Let op dat in sommige gevallen de betaling nog niet werd voldaan door bijvoorbeeld een te korte betalingstermijn ( bvb 7 dagen ) , lange vakantieperiode, vergetelheid… De klant is niet altijd van slechte wil. Zorg er daarom voor om de eerste betalingsherinnering niet te agressief op te stellen.
Tip: vermeld nooit in je briefwiddeling het woord “Eerste” of “Tweede” betalingsherinnering. Dit geeft de debiteur de indruk de betaling te kunnen uitstellen vooraleer er kosten komen bij kijken.
Is de betaling na 14 nog niet voldaan, stuur dan een “Tweede betalingsherinnering via mail of post”
Is de betaling na een week nog niet voldaan, probeer dan de debiteur op te bellen met de vraag de betaling alsnog te voldoen. Is er 14 dagen na de eerste aanmaning nog steeds geen betaling binnengekomen, dan kan je eerste stap nog eens vriendelijk herhalen maar dat hoeft niet.
Blijft de betaling nog steeds uit, dan kan het zijn dan de klant ofwel van slechte wil is, failliet is, of gewoonweg niet kan betalen. Wenst de klant geen minnelijke schikking, dan kan je bij een wanbetaling een “ingebrekestelling” verzenden.
Bovenstaande stappen kan je zelf uitvoeren of je kan dit uitbesteden aan een bureau dat aan “Debiteurenbeheer” doet. Zij voeren alle stappen in jouw bedrijfsnaam uit. Met de vermelding van jouw naam en logo.
Je stuurt een aanmaning het best uit eigen naam, of je kan ook een incassobureau inschakelen. Let er wel op welke van de twee je kiest. Bij een incassobureau is het meteen een harde klap. Als je een incassobureau op een schuldenaar afstuurt, dan kan deze zich niet meer prettig voelen in de toekomst nog zaken met je te doen. Kies daarom altijd pas voor een incassobureau als het niet anders kan.
Een incassobureau inschakelen
Pas wanneer het onderling niet is gelukt om de onbetaalde factuur te innen, is het tijd voor zwaarder geschut. Hiervoor komt het incassobureau om de hoek kijken. Na een eerste aanmaning kan er nog een aanmaning gestuurd worden waarin de incassokosten worden toegevoegd. Jij hoeft dus niet zelf te betalen voor de incasso’s, want deze worden op de schuldenaar verhaald.
Tip: een incassobureau zal vooral onbetwiste facturen behandelen.
Werkt ook deze aanmaning niet, dan komen de deurwaarders aan de beurt. De deurwaarder gaat naar het werk- of woonadres van de schuldenaar om de openstaande schuld te innen of een nieuwe regeling te treffen. Kan de schuldenaar niet betalen en wordt er ook geen goed plan opgezet, dan zijn de deurwaarders geautoriseerd om spullen in beslag te nemen ter waarde van de schuld. Dit kunnen producten uit het bedrijf zijn of privébezittingen, afhankelijk van of de schuld loopt met een bedrijf of een particulier.
Een rechtszaak starten
Als er ook na de nieuwe regeling of inbeslagname nog steeds niet is voldaan aan de schuld, dan kun je naar de rechter stappen. Dit is echter een vrij rigoureuze stap, aangezien dit je wel meer kan kosten. Ook zal na een rechtszaak de band met de partner zeker beëindigd worden. Gelukkig is er een mogelijkheid dat je ook de gerechtelijke kosten op de schuldenaar kunt verhalen in het proces. Bespreek dit met je advocaat of incassobureau waarmee je al contact hebt opgenomen in deze zaak.
Houd de bovenstaande stappen in deze volgorde aan. Dit scheelt kosten en onnodige spanningen tussen jou en de schuldenaar. Verder is het belangrijk dat je niet eens met deze maatregelen te maken hoeft te hebben, om je zo beter te kunnen focussen op je echte werkzaamheden.
Snel onbetaalde facturen / huur innen zonder kosten?
Verspil geen uren meer met telefoneren en het verzenden van aanmaningen om onbetaalde facturen te innen. Concentreer je op je dagelijkse werkzaamheden en geef de volledige procedure uit handen aan een incassobureau. Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.