Bij een bedrijfsvoering komt veel kijken. Er moeten veel verschillende handelingen verricht worden om successen te kunnen boeken en winst te kunnen maken. Van zaken waar je direct mee te maken hebt vanwege jouw sector, tot onderliggende zaken die je zelf misschien wel over het hoofd hebt gezien. Eén van deze punten is je facturatie en debiteurenbeheer.
Incasso van debiteuren is een taak waar je meestal niet naar omkijkt en ervan uit kunt gaan dat alles vlekkeloos verloopt. Maar is dat wel zo? Om beter zicht te krijgen over wat dit nu precies inhoudt wordt hier het nut van debiteurenbeheer voor je uitgelegd.
Wat is een debiteur?
Een debiteur is bijvoorbeeld een klant die nog moet betalen. In de boekhouding is een debiteur een persoon of een bedrijf die moet betalen voor geleverde goederen of diensten.
Wat is het beheer van debiteuren?
Zoals de naam al zegt gaat debiteurenbeheer over het bijhouden van je debiteuren. Dit is veel uitgebreider dan kijken welke betalingen je nog dien te krijgen en of je klanten zich wel houden aan de betalingsafspraken.
Solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit
Debiteurenbeheer begint al op het moment van een nieuwe deal maken met een klant of bedrijf. Zo zal er voor er enig contract of samenwerking wordt opgestart, gekeken worden naar de o.m. de solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit van de onderneming. Bij het debiteurenbeheer wordt er gekeken naar wat jij als onderneming moet doen om ervoor te zorgen dat je klanten je op termijn ( kunnen ) betalen voor waar je recht op hebt. Elke openstaande rekening, vanaf het moment dat deze wordt gemaakt, valt onder meer onder debiteurenbeheer.
Facturatie & debiteurenbeheer
Wat ook onder debiteurenbeheer valt, is het aanmanen van je debiteuren. Elke onderneming werkt volgens duidelijke afspraken wanneer een betaling moet worden voldaan. Is er in deze periode nog niet betaald, dan zal de beheerder contact op moeten nemen met de debiteur. Mocht deze dan alsnog geen gehoor geven aan het betalingsverzoek, dan dient de debiteurbeheerder contact op te nemen met het incassobureau of de deurwaarders. Er komt dus meer kijken bij debiteurenbeheer dan alleen in een Excelbestandje bijhouden welke openstaande betalingen er nog voldaan moeten worden.
Na het uitsturen van een factuur, start het debiteurenbeheer. Bij openstaande en overtijdse facturen, start men een bepaald traject vooraleer eventueel incassobureau wordt ingeschakeld.
Debiteurentraject
Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van een debiteurentraject bij openstaande schulden.
| Stap | Dag | Actie | Vervaldag |
| 1 | 1 | Versturen oorspronkelijke factuur | 1+30 |
| 2 | 31 | Versturen 1e betalingsherinnering | 15 |
| 3 | 38 | Telefonische betalingsherinnering | |
| 4 | 46 | Versturen 2e betalingsherinnering | 15 |
| 5 | 53 | Telefonische betalingsherinnering | |
| 6 | 61 | Versturen aanmaning of ingebrekestelling | 20 |
| 7 | 71 | Telefonische betalingsherinnering | |
| 8 | 81 | Doorsturen naar incassobureau |
Debiteurenbeheer begint dus voordat er een deal is gemaakt met een klant en wordt pas beëindigd wanneer er voldaan is aan de betaling. In de tussentijd valt de klant onder het beheer, zodat er goed in de gaten gehouden kan worden of deze zich wel houdt aan de betalingsafspraken. Ook incasso valt onder de term debiteurenbeheer.
Beheer op orde
Het is belangrijk dat je debiteurenbeheer goed op orde is. Helemaal als je een groeiend bedrijf bent waar steeds meer debiteuren bij kunnen komen. Een goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat betalingen van je klanten zo snel mogelijk worden voldaan en jij niet als een wilde op zoek hoeft te gaan waar je geld is gebleven. Ook houd je alles strak. Als je een maand geleden al betaald had moeten worden, is het vreemd als je nu pas achter je geld aangaat.
Gevolgen slecht debiteurenbeheer
Vooral als startende ondernemer kun je misschien denken waarom het hebben van goed debiteurenbeheer zo belangrijk is. Als je je klanten kunt vertrouwen is er toch niets aan de hand? Toch kan dit goede geloof in je mensen je misschien wel duur komen te staan.
De meeste bedrijven verdienen geld door de betalingen van hun producten of diensten. Als jij wel levert maar niet betaald wordt, loop je dus je inkomsten mis. Hoe meer geld je misloopt, hoe slechter de zaken gaan. En je vaste kosten gaan gewoon door, dus kan het gebeuren dat je je liquide middelen ziet verdwijnen als sneeuw voor de zon. Mocht dit zo te lang doorgaan en ga je niet goed achter je geld aan, dan kan dit resulteren in een faillissement. Dan is al je werk voor niets geweest en zit je goed in de financiële problemen.
Goed debiteurenbeheer doet er alles aan om dit te voorkomen. Je moet gewoon het geld krijgen waar je recht op hebt en als je dat niet uit zichzelf krijgt, dan moet je er snel achteraan. Je kunt dit alleen als je goed voor ogen hebt hoeveel geld je nog van wie krijgt en daarom is goed debiteurenbeheer in elke onderneming van een cruciale factor.
Snel onbetaalde facturen / huur innen zonder kosten?
Verspil geen uren meer met telefoneren en het verzenden van aanmaningen om onbetaalde facturen te innen. Concentreer je op je dagelijkse werkzaamheden en geef de volledige procedure uit handen aan een incassobureau. Vraag hier een vrijblijvende offerte aan.